Qualquer ramo empresarial precisa de uma organização interna e um controle do que é feito com o cliente. E, no caso de empresas prestadoras de serviços, uma das ferramentas essenciais é a ordem de serviço, ou simplesmente OS. Ela é uma espécie de formalização de cada tarefa executada dentro de uma empresa.

O que é uma Ordem de Serviço?

A ordem de serviço nada mais é do que um documento emitido no qual contém todas as informações relacionadas a um determinado serviço prestado pela empresa. Ela serve para que todos os setores de uma empresa se comuniquem sobre determinada atividade a ser executada.

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O documento deve conter dados para o planejamento e execução do serviço, como os dados do cliente, data e local onde foi feito o contato. É uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas com o intuito de organizar e, ao mesmo tempo, mapear os riscos da atividade. Além disso, a OS serve como autorização para que a empresa inicie uma tarefa ou guiar algum processo interno.

Qual a importância de uma ordem de serviço?

A OS também serve ajudar no controle de estoque, por exemplo. Até porque é um documento do dia a dia e que tem que ser arquivado de maneira correta. Com o documento, é possível também ter um controle de tempo que é investido em tal atividade. 

Neste sentido, passa a ser uma importante mecanismo para a produtividade de forma geral.

Vale destacar também que por meio da Ordem de Serviço é possível manter e gerir dados importantes sobre a atividade que será executado. Sem contar que processo pode ser compartilhado e visualizado por todas as equipes envolvidas. Com isso, facilita a execução de acordo com o solicitado e dos recursos disponíveis.

As informações contidas no documento contribuem também o setor de contabilidade.  Além disso, com a descrição detalhada, é uma garantia de que o serviço será feito da maneira que o cliente pediu, além de servir como recibo da realização do serviço.

Quais os tipos de ordem de serviço?

Há uma gama de categorias de ordens de serviços que a empresa pode classificar. No entanto, abordaremos quatro tipos mais comuns. Mas vale lembrar que tudo depende do ramo em que a organização atua ou solicita o serviço.

Ordem de serviço de manutenção: praticamente todo tipo de empresa recorre a esse tipo de OS. Geralmente o pedido é para reparar algum dano sobre recursos ou serviços prestados pelo empreendimento.

Pedido de serviço:  Normalmente está relacionado a uma atividade de expansão ou inovação. Ou simplesmente o início de um novo projeto para o cliente. 

Ordem de serviço de evento: está relacionada à organização ou contribuição em um episódio esporádico e relevante para a companhia.

Ordem de serviço preventivo: é o tipo de ordem que não espera o erro acontecer ser acionada. Normalmente é solicitada com a intenção de preparar o projeto para que imprevistos não ocorram no futuro.

O que deve conter?

Por ser um documento formal, a ordem de serviço precisa de dados para que a solicitação seja válida e que contribuem para a equipe ou encarregado consiga realizar a atividade. A seguir, alguns campos obrigatórios que normalmente uma OS deve possuir.

  • Número da ordem de serviço (para o registro correto);
  • Especificações da empresa que atenderá a ordem;
  • Qualificação do cliente;
  • Nome e cargo do emissor da ordem de serviço;
  • Data, hora e local da emissão;
  • Descrição detalhada sobre os processos do serviço;
  • Quantidade de material, mão-de-obra e tempo que serão investidos no processo;
  • Explicação dos possíveis riscos e doenças do serviço;
  • Equipamentos e procedimentos preventivos contra acidentes;
  • Valor total do serviço e forma de pagamento;
  • Data da realização do trabalho;
  • Assinatura do cliente e da empresa.

Como fazer uma ordem de serviço?

Normalmente as empresas possuem um sistema informatizado que possuem os campos para o preenchimento de todos os dados citados acima. Um sistema de gestão integrada, por exemplo, a OS é gerada automaticamente e torna-se uma espécie de relatório. Isso facilita o acesso por colaboradores de outras áreas da empresa para iniciar o serviço.

Mas é possível também fazer uma ordem de serviço em um documento excel ou até mesmo no formato de PDF, ou seja, algo parecido com uma declaração. Mas também é possível realizar de forma mais simples, como em documentos word ou no google docs, onde existem vários modelos que podem ser baixados e adaptados conforme a necessidade. 

Principais erros na emissão da ordem de serviço

Para que alguns processos futuros não sejam prejudicados, é importante atentar para algumas informações importantes na elaboração na ordem de serviço. A seguir três situações é possível atentar para não cometê-las. 

Falta de instruções: tal situação atrasa todo o processo do trabalho e permite que o cliente mude as opiniões e peça para que sejam feitas modificações que estão fora da ordem de serviço acordadas anteriormente. Portanto, para evitar tal erro é preciso questionar o cliente e reunir o máximo de informações possíveis no momento da elaboração para garantir que outros questionamentos não apareçam na frente. 

Documento sem dados importantes: como citado anteriormente, existem campos obrigatórios para que a ordem de serviço seja válida. É preciso atentar para tais informações para que a OS não seja invalidada. 

Ausência dos riscos envolvidos: é primordial explicar, na OS, os possíveis acidentes e doenças envolvidos no processo do serviço. Ou seja, é necessário explicar todos os riscos da atividade a fim de garantir a segurança de trabalho do colaborador. Além disso, não esquecer de informar quais os equipamentos serão necessários.

Como evitar erros na ordem de serviço?

Após conhecer os principais erros na hora de emitir a ordem de serviço, listamos a seguir algumas dicas para evitar que tais situações ocorram. Acompanhe:

Usar software de gestão: o auxílio de uma única ferramenta você pode contar com o auxílio de uma única ferramenta, ou seja, um software. Ele permite emitir as suas ordens de serviços, arquivá-las e monitorar as atividades envolvidas no serviço solicitado.

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Planejamento detalhado: assim que reunir todas as informações para a elaboração da ordem de serviço, é preciso ter um planejamento detalhado para utilizar cada dado com sabedoria. Não pode esquecer de que todos os detalhes podem ser importantes na prestação do serviço. 

Informar outros setores: como em muitos casos, conforme a empresa, o serviço envolve vários setores, é fundamental que todos estejam informados para garantir um serviço com um resultado eficiente. 

Ordem de serviço e a segurança no trabalho

A ordem de serviço está contida na legislação trabalhista. O artigo 157, inciso II da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê que cabe às empresas: “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais”.

Isso quer dizer que quando uma empresa passa a ordem de serviço para o empregado, o documento deve conter todos os detalhes e riscos. Sem contar que deve conter todos os equipamentos e condições adequadas de segurança.